所谓“清”，是指稿面要清楚。具体包括：字迹清楚，不潦草。勾画清楚，没有模糊及线条交叉的地方，改动过多或线条过多之处要抄清。稿面上用铅笔书写的文字，若已认定作为正式修改，要用色笔描清。不需要保留的文字、图表等要涂红。稿件各个组成部分次序分明，表格、图片的编排位置一一注明。

所谓“定”。是指所发的稿件必须是定稿。具体包括：凡是发排的稿件，体例和章节的安排已经确定，数字和标点符号的使用、翻译的人名和地名等已经统一。如果有图片，“定”意味着图片的数量、图形、图注已经确定，图序不缺也不重复，图名与图的内容相符，图中字符体例统一、名词统一、计量单位统一、代码统一。